Eingangsbestätigung per E-Mail: 16 Vorlagen zum Kopieren

Eine Eingangsbestätigung sagt dem Absender: Deine Nachricht ist angekommen, und so geht es weiter. Das nimmt Druck raus – niemand fragt nach zwei Tagen „Haben Sie meine Mail bekommen?“. Hier findest du 16 Vorlagen für die häufigsten Fälle. Ersetze die Angaben in eckigen Klammern und richte den Text als automatische Antwort ein.

Was in eine gute Eingangsbestätigung gehört

• Bestätigung: Die Nachricht ist angekommen – mehr musst du am Anfang nicht sagen.
• Zeitrahmen: Bis wann antwortest du? „Innerhalb von zwei Werktagen“ ist besser als „schnellstmöglich“.
• Nächster Schritt: Muss der Absender noch etwas tun, zum Beispiel Unterlagen nachreichen?
• Abkürzung: ein Link zu häufigen Fragen, Preisen oder einem Buchungskalender, falls es einen gibt.
• Kurz halten: zwei bis vier Sätze. Die eigentliche Antwort kommt später.

Kundenanfragen und Kundenservice

1. Allgemeine Anfrage, förmlich

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie ist bei uns eingegangen, und wir melden uns innerhalb von [Anzahl] Werktagen bei Ihnen. Antworten auf häufige Fragen finden Sie bereits jetzt unter [Link].

Mit freundlichen Grüßen
[Name / Firma]

2. Allgemeine Anfrage, locker

Hallo,

danke für deine Nachricht – sie ist angekommen! Ich melde mich spätestens am [Wochentag] bei dir.

Viele Grüße
[Name]

3. Kundenservice mit Ticketnummer

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir haben sie unter der Nummer [Ticketnummer] erfasst. Bitte geben Sie diese Nummer bei Rückfragen an. Unser Team antwortet in der Regel innerhalb von [Anzahl] Stunden an Werktagen.

4. Außerhalb der Geschäftszeiten

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Büro ist montags bis freitags von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr besetzt. Wir beantworten Ihre E-Mail am nächsten Werktag.

Angebote und Aufträge

5. Angebotsanfrage

Guten Tag,

vielen Dank für Ihr Interesse! Ihre Anfrage ist bei uns eingegangen. Wir prüfen sie und schicken Ihnen bis zum
[Datum] ein Angebot. Falls Sie Fotos, Maße oder Pläne haben, schicken Sie sie gern als Antwort auf diese E-Mail.

Mit freundlichen Grüßen
[Name / Firma]

6. Terminanfrage

Danke für deine Terminanfrage! Ich prüfe meinen Kalender und melde mich innerhalb von [Anzahl] Werktagen mit einem Vorschlag. Schneller geht es über [Link zum Buchungskalender].

7. Auftrag erhalten

Vielen Dank für Ihren Auftrag. Er ist bei uns eingegangen und wird jetzt bearbeitet. Eine ausführliche Bestätigung mit allen Details erhalten Sie bis zum [Datum].

8. Handwerksbetrieb, viel Betrieb

Vielen Dank für Ihre Anfrage! Wir sind gerade viel auf Baustellen unterwegs und melden uns innerhalb von [Anzahl]
Werktagen. In dringenden Fällen (zum Beispiel Wasserschaden) erreichen Sie uns telefonisch unter [Telefonnummer].

Bewerbungen

9. Bewerbung eingegangen

Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber,

vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an [Firma]. Ihre Unterlagen sind vollständig bei uns eingegangen. Wir melden uns innerhalb von [Anzahl] Wochen bei Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

10. Initiativbewerbung

Vielen Dank für Ihre Initiativbewerbung. Wir haben Ihre Unterlagen erhalten und prüfen, ob eine passende Stelle frei ist oder bald frei wird. Wir melden uns in jedem Fall bei Ihnen.

Reklamationen und Rechnungen

11. Reklamation

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht, und es tut uns leid, dass etwas nicht gepasst hat. Ihre Reklamation ist bei uns eingegangen. Wir prüfen sie und melden uns bis zum [Datum] mit einer Lösung.

Mit freundlichen Grüßen
[Name / Firma]

12. Rechnung eingegangen (Buchhaltung)

Vielen Dank, Ihre Rechnung ist bei uns eingegangen und wird zur Prüfung weitergeleitet. Bei Rückfragen melden wir uns.

13. Unterlagen erhalten

Danke für die Unterlagen – sie sind angekommen. Ich sehe sie mir bis zum [Datum] an und melde mich, falls noch etwas fehlt.

Website und Kontaktformular

14. Kontaktformular

Hallo [Name],

vielen Dank für deine Nachricht über unser Kontaktformular. Hier noch einmal deine Angaben: [Zusammenfassung]. Wir antworten dir innerhalb von [Anzahl] Werktagen.

Auf Englisch

15. Enquiry received

Thank you for your message. We have received it and will get back to you within [number] business days. In the meantime, you may find answers to common questions at [link].

16. Zweisprachig

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie ist bei uns eingegangen, und wir antworten innerhalb von [Anzahl] Werktagen.

Thank you for your message. We have received it and will reply within [number] business days.

Eingangsbestätigung automatisch verschicken

Am einfachsten richtest du die Eingangsbestätigung als automatische Antwort direkt bei deinem Mailanbieter ein – so wie eine Abwesenheitsnotiz, nur ohne Enddatum. Die Schritte für GMX, WEB.DE, Gmail, Outlook, T-Online, IONOS und iCloud stehen im Ratgeber Automatische Antwort einrichten.

Zwei Dinge solltest du dabei wissen:

• Nicht jede Mail bekommt eine Bestätigung. Die Anbieter antworten jedem Absender nur einmal in einem bestimmten Zeitraum, bei GMX und WEB.DE zum Beispiel einmal in 30 Tagen.
• Die Bestätigung ist für alle gleich. Sie weiß nicht, ob jemand eine Rechnung schickt oder ein Angebot möchte.

Für Formulare auf deiner Website verschickt meist das Formular-Plugin oder dein Website-Baukasten die Bestätigung; dort kannst du den Text oft mit den Angaben aus dem Formular füllen.

Für Online-Shops: Pflicht nach dem BGB

Wer Waren oder Dienstleistungen online verkauft, muss den Eingang einer Bestellung unverzüglich auf elektronischem Weg bestätigen (§ 312i BGB). Diese Bestätigung verschickt dein Shopsystem automatisch. Achte auf die Formulierung: Eine reine Eingangsbestätigung („Ihre Bestellung ist eingegangen“) ist noch keine Annahme des Vertrags. Willst du den Vertrag erst später annehmen, sollte die Mail nicht nach einer Zusage klingen.

Statt „Wir melden uns“: gleich die Antwort

Eine Eingangsbestätigung verschiebt die Arbeit nur nach hinten. Wenn viele Anfragen dieselben Fragen stellen – Preis, Termin, Ablauf –, kann ein KI-Assistent sie direkt beantworten. Mailich schreibt für jede Anfrage einen Entwurf in deinem Stil und kann freigegebene Routine-Anfragen
automatisch beantworten, mit zehn Minuten Wartezeit zum Abbrechen.

Häufige Fragen

Was ist eine Eingangsbestätigung per E-Mail?

Eine kurze, meist automatische Antwort, die dem Absender bestätigt, dass seine Nachricht angekommen ist, und sagt, wann er mit einer Antwort rechnen kann.

Wie richte ich eine automatische Eingangsbestätigung ein?

Über die Funktion für automatische Antworten bei deinem Mailanbieter – dieselbe, die auch für Abwesenheitsnotizen gedacht ist. Lass das Enddatum weg oder setze es weit in die Zukunft.

Ist eine Eingangsbestätigung Pflicht?

Für Bestellungen in Online-Shops ja: Der Eingang muss unverzüglich elektronisch bestätigt werden. Für normale Anfragen gibt es keine Pflicht, sie ist aber ein guter Service.

Was ist der Unterschied zwischen Eingangsbestätigung und Auftragsbestätigung?

Die Eingangsbestätigung sagt nur, dass eine Nachricht oder Bestellung angekommen ist. Die Auftragsbestätigung nimmt den Auftrag an und nennt die vereinbarten Leistungen, Preise und Termine.