Abwesenheitsnotiz: 24 Vorlagen zum Kopieren

Eine gute Abwesenheitsnotiz beantwortet drei Fragen: Bis wann bist du weg? Wer hilft in der Zwischenzeit? Was passiert mit der Mail? Hier findest du 24 Vorlagen für die häufigsten Anlässe – förmlich, locker und auf Englisch. Ersetze die Angaben in eckigen Klammern und kopiere den Text in die Einstellungen deines Postfachs.

Wie du die automatische Antwort bei GMX, WEB.DE, Gmail und anderen Anbietern einschaltest, steht im Ratgeber
Automatische Antwort einrichten.

Was in eine Abwesenheitsnotiz gehört

• Zeitraum: das Datum, an dem du wieder erreichbar bist – nicht nur „bald“.
• Vertretung: Name und E-Mail-Adresse für dringende Fälle, falls es eine gibt.
• Umgang mit der Mail: Wird sie weitergeleitet, oder beantwortest du sie nach deiner Rückkehr?
• Kurz halten: drei bis fünf Sätze reichen. Keine Gründe, keine Details aus deinem Privatleben.

Urlaub

1. Förmlich mit Vertretung

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail-Adresse]. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet; ich beantworte sie nach meiner Rückkehr.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

2. Förmlich ohne Vertretung

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] im Urlaub und lese in dieser Zeit keine E-Mails. Ab dem [Datum] melde ich mich bei Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

3. Locker

Hallo,

danke für deine Mail! Ich bin bis [Datum] im Urlaub und antworte dir danach so schnell wie möglich. Wenn es eilt, erreichst du [Name] unter [E-Mail-Adresse].

Viele Grüße
[Name]

4. Kurz und knapp

Ich bin bis [Datum] nicht erreichbar und antworte nach meiner Rückkehr. Dringendes bitte an [E-Mail-Adresse].

Weihnachten und Betriebsferien

5. Betriebsferien zwischen den Jahren

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Büro ist vom [Datum] bis einschließlich [Datum] geschlossen. Ab dem [Datum]
sind wir wieder für Sie da und beantworten Ihre Anfrage dann schnellstmöglich.

Wir wünschen Ihnen frohe Weihnachten und einen guten Start ins neue Jahr!

Ihr Team von [Firma]

6. Weihnachten, persönlich

Hallo,

danke für deine Nachricht! Ich mache vom [Datum] bis [Datum] Weihnachtspause und bin ab dem [Datum] wieder am Schreibtisch. Ich wünsche dir schöne Feiertage und einen guten Rutsch!

Viele Grüße
[Name]

7. Feiertag oder Brückentag

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wegen des Feiertags ist unser Büro am [Datum] geschlossen. Am [Datum] sind wir wieder für Sie erreichbar.

Krankheit

8. Krankheit, förmlich

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit nicht im Büro und kann Ihre Nachricht leider erst später beantworten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail-Adresse].

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

9. Krankheit, ohne Rückkehrdatum

Danke für deine Nachricht. Ich bin im Moment nicht erreichbar. Wenn es eilt, schreib bitte an [E-Mail-Adresse] – ansonsten melde ich mich, sobald ich zurück bin.

Gründe wie Krankheit musst du nicht nennen. „Nicht im Büro“ reicht.

Selbstständige ohne Vertretung

10. Selbstständig im Urlaub

Hallo und danke für deine Anfrage!

Ich bin bis zum [Datum] im Urlaub. Neue Anfragen beantworte ich ab dem [Datum] in der Reihenfolge ihres Eingangs. Termine kannst du schon jetzt über [Link zum Buchungskalender] anfragen.

Viele Grüße
[Name]

11. Volle Auftragsbücher

Vielen Dank für Ihre Anfrage! Zurzeit erreichen mich sehr viele Nachrichten. Ich antworte Ihnen innerhalb von
[Anzahl] Werktagen. Preise und Abläufe finden Sie vorab unter [Link].

12. Nur eingeschränkt erreichbar

Danke für deine Mail. Bis [Datum] bin ich nur eingeschränkt erreichbar und lese meine E-Mails einmal am Tag. Ich melde mich, so schnell es geht.

Messe, Seminar, Dienstreise

13. Messe

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Vom [Datum] bis [Datum] sind wir auf der [Messe] in [Stadt] – besuchen Sie uns gern an Stand [Nummer]! Ihre E-Mail beantworten wir nach der Messe.

14. Seminar oder Weiterbildung

Guten Tag, ich bin bis [Datum] auf einer Weiterbildung und lese meine E-Mails nur unregelmäßig. In dringenden Fällen erreichen Sie [Name] unter [E-Mail-Adresse].

15. Dienstreise

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis [Datum] auf Dienstreise und antworte Ihnen nach meiner Rückkehr. Für dringende Anliegen: [Telefonnummer].

Längere Abwesenheit und Wechsel

16. Elternzeit

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis [Monat/Jahr] in Elternzeit. Bitte wenden Sie sich an [Name] unter
[E-Mail-Adresse]; sie bzw. er kümmert sich in dieser Zeit um meine Themen.

17. Sabbatical

Danke für deine Nachricht! Ich nehme mir bis [Monat/Jahr] eine Auszeit und lese in dieser Zeit keine E-Mails. Dein Anliegen übernimmt gern [Name] unter [E-Mail-Adresse].

18. Nicht mehr im Unternehmen

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin nicht mehr bei [Firma] tätig. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich an [Name] unter [E-Mail-Adresse].

Eingangsbestätigung statt Abwesenheit

19. Kundenservice

Vielen Dank für Ihre Nachricht – sie ist bei uns angekommen. Wir antworten in der Regel innerhalb von [Anzahl]
Werktagen. Viele Fragen beantworten auch unsere häufigen Fragen unter [Link].

20. Bewerbung

Vielen Dank für Ihre Bewerbung, sie ist bei uns eingegangen. Wir melden uns innerhalb von [Anzahl] Wochen bei Ihnen.

Weitere Texte für Angebote, Reklamationen, Rechnungen und Kontaktformulare findest du in den
Eingangsbestätigung-Vorlagen.

Auf Englisch

21. Holiday, formal

Thank you for your email. I am out of the office until [date] with no access to email. For urgent matters, please contact [name] at [email address]. I will reply to your message upon my return.

22. Holiday, informal

Thanks for your message! I'm on holiday until [date] and will get back to you as soon as I'm back. If it's urgent, please reach out to [name] at [email address].

23. Christmas break

Thank you for your message. Our office is closed from [date] to [date] for the holidays. We will be back on [date]
and will respond to your enquiry then. Season's greetings!

24. Zweisprachig

Ich bin bis [Datum] nicht im Büro und antworte nach meiner Rückkehr. In dringenden Fällen: [E-Mail-Adresse].

I am out of the office until [date] and will reply upon my return. For urgent matters: [email address].

Typische Fehler

• Kein Datum: „Ich bin bald zurück“ hilft niemandem.
• Zu viele Details: Wohin du reist oder warum du fehlst, geht niemanden etwas an.
• Vertretung nicht gefragt: Nenne nur Kolleginnen oder Kollegen, die davon wissen.
• Notiz vergessen: Plane das Enddatum gleich mit ein – die meisten Anbieter schalten die Notiz dann automatisch ab.
• Antwort an Newsletter: Viele Anbieter beantworten auch Newsletter. Das ist harmlos, kann aber Abmeldungen auslösen; manche Postfächer bieten deshalb „nur an Kontakte antworten“.

Wenn eine Abwesenheitsnotiz nicht reicht

Eine Abwesenheitsnotiz schickt allen denselben Text. Bekommst du viele ähnliche Anfragen – zu Preisen, Terminen oder Abläufen –, kann ein KI-Assistent mehr: Mailich beantwortet freigegebene Routine-Anfragen
automatisch und in deinem Stil und legt für alles andere einen fertigen Entwurf bereit.

Häufige Fragen

Wie formuliere ich eine Abwesenheitsnotiz richtig?

Nenne das Datum deiner Rückkehr, eine Vertretung für dringende Fälle und was mit der Mail passiert. Drei bis fünf Sätze reichen; Gründe für deine Abwesenheit musst du nicht nennen.

Muss ich in der Abwesenheitsnotiz sagen, dass ich krank bin?

Nein. „Ich bin derzeit nicht im Büro“ genügt. Gesundheitliche Gründe gehören nicht in eine automatische Antwort.

Sollte die Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch sein?

Wenn du internationale Kontakte hast, ja. Eine zweisprachige Notiz (Vorlage 24) deckt beide Fälle ab.

Wie lange vorher sollte ich die Abwesenheitsnotiz einrichten?

Richte sie am letzten Arbeitstag ein und gib gleich das Enddatum an. Viele Anbieter schalten sie dann automatisch wieder ab.