Ratgeber

E-Mails automatisch sortieren: Filterregeln für alle großen Anbieter

Stand: 19.10.2026

Mit Filterregeln sortiert dein Postfach eingehende Mails selbst: Rechnungen in den Ordner „Buchhaltung“, Newsletter in „Lesen später“, Mails vom Steuerbüro mit Markierung. Hier findest du die Schritte für alle großen Anbieter, geprüft an deren offiziellen Hilfeseiten (Stand 19.10.2026). Am Ende steht, wo Regeln an ihre Grenzen kommen und wie eine KI nach Wichtigkeit statt nach Absender sortiert.

Bevor du loslegst: drei Grundregeln

  1. Im Browser beim Anbieter einrichten. Regeln, die im Postfach selbst laufen, wirken auch, wenn dein Computer aus ist. Manche Regeln im Mailprogramm – etwa im klassischen Outlook – laufen nur, solange das Programm geöffnet ist.
  2. Mit wenigen Regeln anfangen. Drei, vier Regeln für die häufigsten Absender bringen am meisten.
  3. Erst testen, dann löschen lassen. Verschieben ist harmlos. Eine Regel, die Mails löscht, kann wichtige Nachrichten unwiederbringlich entfernen.

GMX und WEB.DE

  1. Im Browser einloggen, oben auf das Symbol mit deinen Initialen klicken, dann auf E-Mail-Einstellungen.
  2. Im Bereich Postfach organisieren auf Filterregeln und dann Filterregeln erstellen klicken.
  3. Festlegen, ob eine oder alle Bedingungen zutreffen müssen, dann Bedingungen und Aktionen hinzufügen.
  4. Mit Filterregel einrichten speichern.

Bedingungen: alle neuen E-Mails, Absender, Empfänger, Betreff, Größe, Priorität, Sammeldienst. Aktionen: in einen Ordner verschieben oder kopieren, als gelesen markieren, löschen; bei GMX außerdem weiterleiten und per E-Mail benachrichtigen.

Gut zu wissen:

  • „Empfänger“ prüft nur das An-Feld, nicht CC oder BCC.
  • „Lösche“ entfernt die Mail sofort, ohne Umweg über den Papierkorb.
  • Die Reihenfolge änderst du, indem du Regeln nach oben oder unten ziehst. Mit dem Schieberegler schaltest du eine Regel vorübergehend aus.
  • Regeln wirken nur auf neue Mails. Alte Mails sortierst du über die Suche: Suchoptionen → Absender eintragen → alle Treffer markieren → Verschieben.

Automatische Sortierung: Das Intelligente Postfach ordnet Mails in Kategorien wie Newsletter, Bestellungen, Verträge und Social. Ein- und ausschalten unter E-Mail-Einstellungen → Ordner → Intelligentes Postfach.

Gmail

  1. Im Suchfeld oben auf Suchoptionen anzeigen klicken.
  2. Kriterien eingeben, zum Beispiel einen Absender. Mit Suchen siehst du vorab, welche Mails betroffen wären.
  3. Unten auf Filter erstellen klicken, die Aktion wählen und erneut Filter erstellen klicken.

Schneller geht es aus einer Mail heraus: Mail anhaken → Menü Mehr (drei Punkte) → Ähnliche Nachrichten filtern.

Aktionen: unter anderem Label anwenden, Posteingang überspringen (archivieren), als wichtig markieren, einer Kategorie zuordnen, weiterleiten, löschen.

Verwalten: Zahnrad → Alle Einstellungen aufrufen → Filter und blockierte Adressen. Dort kannst du Filter bearbeiten, löschen sowie exportieren und importieren.

Automatische Sortierung: Die Kategorien Allgemein, Werbung, Soziale Netzwerke, Updates und Foren legst du unter Zahnrad → Art des Posteingangs: Standard → Anpassen fest. Liegt eine Mail im falschen Tab, ziehst du sie einfach in den richtigen.

Outlook

Neues Outlook, Outlook im Web und Outlook.com:

  1. Einstellungen (Zahnrad) → E-Mail → Regeln → Neue Regel hinzufügen.
  2. Namen vergeben, Bedingung und Aktion wählen, optional eine Ausnahme.
  3. Speichern.

Schnellweg: Rechtsklick auf eine Mail → Regeln → Regel erstellen → Ordner wählen → OK.

Diese Regeln laufen laut Microsoft auf dem Server, also auch bei ausgeschaltetem PC. Im neuen Outlook kannst du eine Regel mit Regel jetzt ausführen auch auf vorhandene Mails anwenden. Wichtig: Für Gmail-, iCloud- oder andere Konten von Drittanbietern unterstützt das neue Outlook keine Regeln. Richte sie dann direkt beim Anbieter ein.

Klassisches Outlook für Windows: Datei → Regeln und Benachrichtigungen verwalten → Neue Regel → Vorlage wählen → Weiter → Fertig stellen. Mit Regeln jetzt anwenden sortierst du auch alte Mails. Manche Regeln laufen nur, solange Outlook geöffnet ist.

Outlook für Mac: Menü Outlook → Einstellungen → Regeln → + Regel hinzufügen, Bedingung und Aktion wählen. Über „…“ neben der Regel → Regel jetzt ausführen gilt sie auch für vorhandene Mails.

Automatische Sortierung: Der Posteingang mit Relevanz trennt in Relevant und Andere. Im Web unter Einstellungen → E-Mail → Nachrichtenliste, im klassischen Outlook unter Ansicht → Posteingang mit Relevanz anzeigen.

T-Online (Telekom E-Mail Center)

  1. Im E-Mail Center auf das Zahnrad → Alle Einstellungen anzeigen klicken.
  2. E-Mail Optionen → Filterregeln → Filterregel hinzufügen.
  3. Zum Beispiel Mails eines Absenders oder mit einem Wort im Betreff in einen Ordner verschieben lassen, speichern.

Zum Ändern die Regel anklicken, zum Entfernen Filter löschen.

IONOS Webmail

  1. Symbol Einstellungen → Alle Einstellungen → Mail → Regeln → Neue Regel hinzufügen.
  2. Namen vergeben, mit Bedingung hinzufügen zum Beispiel „Betreff“ wählen und festlegen, ob er etwas enthält, übereinstimmt oder exakt übereinstimmt.
  3. Mit Aktion hinzufügen festlegen, was passiert: in einen Ordner ablegen, weiterleiten, als gelesen markieren.
  4. Speichern gilt für neue Mails. Speichern und Anwenden sortiert zusätzlich die Mails in einem Ordner, den du auswählst.

Schnellweg: Mail öffnen → Weitere Aktionen → Regel erstellen.

iCloud Mail

  1. icloud.com/mail öffnen, in der Postfachliste auf das Einstellungen-Symbol und dann Einstellungen klicken.
  2. Regeln wählen und eine neue Regel hinzufügen.
  3. Festlegen, welche Nachrichten gemeint sind (zum Beispiel ein Absender) und was passiert: bewegen, löschen, weiterleiten oder als gelesen markieren.

iCloud erlaubt bis zu 500 Regeln. Neue oder geänderte Regeln können bis zu 15 Minuten brauchen, bis sie greifen.

Apple Mail auf dem Mac

  1. Mail → Einstellungen → Regeln → Regel hinzufügen.
  2. Beschreibung eingeben, festlegen, ob eine oder alle Bedingungen erfüllt sein müssen, zum Beispiel „Betreff enthält Rechnung“.
  3. Unter Folgende Aktionen durchführen zum Beispiel E-Mail bewegen und das Ziel-Postfach wählen, dann OK. Mail fragt anschließend, ob die Regel auch auf vorhandene E-Mails angewendet werden soll.

Diese Regeln richtest du in der Mail-App auf deinem Mac ein. Für iCloud-Konten kannst du Regeln auch direkt auf icloud.com anlegen; sie gelten dann für dein iCloud-Postfach, egal auf welchem Gerät du liest.

Filter funktioniert nicht? Die 5 häufigsten Ursachen

  1. Die Regel gilt nur für neue Mails. Alte Mails musst du mit „Regel jetzt ausführen“ (Outlook), „Speichern und Anwenden“ (IONOS) oder über die Suche (GMX, WEB.DE) nachsortieren.
  2. Eine andere Regel greift zuerst. Regeln laufen von oben nach unten. In Outlook ist „Keine weiteren Regeln anwenden“ oft schon voreingestellt, und eine gelöschte Mail kann keine spätere Regel mehr verschieben.
  3. Das falsche Feld geprüft. Bei GMX und WEB.DE erfasst „Empfänger“ nur das An-Feld, nicht CC.
  4. Die Regel läuft im Programm statt im Postfach. Manche Regeln im klassischen Outlook wirken nur, wenn Outlook läuft; das neue Outlook verarbeitet für Drittanbieter-Konten wie Gmail oder iCloud gar keine Regeln.
  5. Etwas ist noch nicht bestätigt oder umbenannt. Weiterleitungsadressen müssen bei GMX und Gmail erst bestätigt werden; ist der Zielordner umbenannt oder gelöscht, läuft die Regel ins Leere.

Wo Regeln an ihre Grenzen kommen

Regeln sortieren nach festen Merkmalen: Absender, Betreff, Wörter. Das klappt bei Rechnungen und Newslettern sehr gut. Aber eine Regel weiß nicht, wie wichtig eine Mail ist. Die erste Anfrage einer neuen Kundin, eine Rückfrage mit Frist oder eine Beschwerde sehen für eine Regel aus wie jede andere Mail.

Hier setzt ein KI-E-Mail-Assistent an. Mailich liest jede neue Mail und ordnet sie nach Inhalt ein:

  • Wichtig, normal oder unwichtig – unabhängig vom Absender,
  • mit Kategorie (zum Beispiel Preisanfrage, Termin, Rechnung) und Hinweis, ob eine Antwort nötig ist,
  • mit einer Zusammenfassung in ein, zwei Sätzen und auf Wunsch einem Antwortentwurf in deinem Stil.

Absender blockierst du in Mailich per Satz, etwa „Blockiere alle Newsletter außer FotoPro“. In deinem Postfach wird dabei nichts verschoben oder gelöscht. Mehr dazu: E-Mails mit KI bearbeiten.

Die beste Kombination: Regeln beim Anbieter für feste Absender wie Rechnungen und Newsletter, KI für alles, was eine Einschätzung braucht.

Quellen

Offizielle Hilfeseiten, geprüft am 19.10.2026:
GMX Filterregeln,
WEB.DE Filterregeln,
Gmail Filter,
Outlook Regeln,
Outlook für Mac,
Telekom E-Mail Center,
IONOS Webmail,
iCloud Mail,
Apple Mail.

Häufige Fragen

Wie kann ich E-Mails automatisch in Ordner verschieben?

Mit einer Filterregel bei deinem Mailanbieter: Bedingung wählen (zum Beispiel Absender), Aktion „in Ordner verschieben“ wählen, speichern. Die Regel läuft dann im Postfach, auch wenn dein Computer aus ist.

Warum greift mein E-Mail-Filter nicht bei alten Mails?

Filterregeln wirken bei den meisten Anbietern nur auf neu eingehende Mails. Vorhandene Mails sortierst du mit „Regel jetzt ausführen“ (Outlook), „Speichern und Anwenden“ (IONOS) oder über die Suche.

Kann KI E-Mails besser sortieren als Filterregeln?

Für feste Absender sind Regeln ideal. Wenn es darum geht, wie wichtig eine Mail ist, ist eine KI im Vorteil: Sie liest den Inhalt und erkennt zum Beispiel eine dringende Kundenanfrage auch von einem unbekannten Absender.

Wie sortiere ich Newsletter automatisch aus?

Lege eine Regel an, die Mails der Newsletter-Absender in einen eigenen Ordner verschiebt, oder nutze die automatischen Kategorien deines Anbieters, etwa das Intelligente Postfach bei GMX und WEB.DE oder die Tabs in Gmail.