KI-E-Mail-Assistenten im Vergleich: Welcher passt zu deinem Postfach?

KI für E-Mails gibt es inzwischen überall: direkt in Gmail und Outlook, in Chatbots, in neuen Mailprogrammen und als eigene Assistenten. Welcher passt, hängt vor allem an einer Frage: Mit welchem Postfach arbeitest du? Wer GMX, WEB.DE oder T-Online nutzt, hat eine deutlich kleinere Auswahl als Gmail- oder Microsoft-365-Nutzer. Diese Übersicht vergleicht neun Lösungen nach Funktionen, unterstützten Postfächern und Preis. Alle Angaben stammen von den offiziellen Seiten der Anbieter, Stand 19.10.2026 – Preise und Funktionen ändern sich bei KI-Produkten oft, prüfe sie vor dem Kauf noch einmal.

Offenlegung: Mailich ist unser eigenes Produkt. Wir haben uns deshalb an belegbare Fakten gehalten und schreiben auch dazu, was Mailich nicht kann.

Die Übersicht

Worauf es bei einem KI-E-Mail-Assistenten ankommt

1. Dein Postfach: Viele Assistenten funktionieren nur mit Gmail oder Microsoft 365. Für GMX, WEB.DE, T-Online oder IONOS brauchst du einen, der IMAP unterstützt.
2. Dein Stil: Eine allgemeine Schreibhilfe formuliert neutral. Ein Assistent, der aus deinen gesendeten Mails lernt, trifft Anrede, Ton und Länge.
3. Wie viel Automatik: Nur zusammenfassen? Entwürfe, die du prüfst? Oder Routine-Anfragen selbst beantworten?
4. Wo deine Mails liegen: beim Anbieter in der Cloud oder auf deinem eigenen Gerät. Lies dazu die Datenschutzangaben des jeweiligen Anbieters.
5. Gerät und Preis: Manche Funktionen brauchen neue Hardware, andere ein bestimmtes Abo.

Die Lösungen im Einzelnen

Gmail mit Gemini

Wer Gmail nutzt, bekommt mit einem Google-AI-Abo oder Google Workspace „Hilf mir beim Schreiben“ auf Deutsch. Zusammenfassungen von Verläufen sind laut Google weltweit verfügbar, auf der deutschen Abo-Seite aber als regional eingeschränkt beschrieben. Vorgeschlagene Antworten und das Korrekturlesen gibt es laut Google-Hilfe nur auf Englisch.

• Preis: Google AI Plus ab 4,99 €/Monat, AI Pro 21,99 €/Monat; für Firmen Workspace Business Starter 6,80 € pro Nutzer und Monat bei Jahresvertrag.
• Für GMX, WEB.DE oder T-Online keine direkte Lösung: Google stellt den Abruf fremder Postfächer über Gmailify und POP ein; neue Nutzer können ihn seit dem ersten Quartal 2026 nicht mehr einrichten.

Passt zu dir, wenn du ohnehin Gmail nutzt und vor allem Formulierungshilfe beim Schreiben willst.

Outlook mit Copilot

Copilot fasst E-Mail-Verläufe mit Quellenangaben zusammen, schreibt Entwürfe („Entwurf mit Copilot“) und gibt Hinweise zu Ton und Klarheit („Coaching durch Copilot“). Deutsch wird unterstützt. Auf dem Mac nur im neuen Outlook.

• Preis: Microsoft 365 Single 10 €/Monat oder 99 €/Jahr, mit Nutzungsgrenzen über KI-Credits; bei Family nur für die Person, die das Abo abgeschlossen hat. Für Firmen Business Standard mit Copilot ab 20,36 € pro Nutzer und Monat (netto, jährlich).
• Postfächer: Für Geschäftskunden laut Microsoft nur Postfächer in Exchange Online. Ob IMAP-Postfächer wie GMX unterstützt werden, beschreibt Microsoft nicht eindeutig.

Passt zu dir, wenn du schon mit Microsoft 365 und Outlook arbeitest.

ChatGPT und andere Chatbots

Ein Chatbot ist die flexibelste Schreibhilfe: Mail hineinkopieren, Antwort entwerfen lassen, anpassen, zurückkopieren. Für Gmail und Outlook dokumentiert OpenAI eigene Verbindungen, mit denen ChatGPT Nachrichten suchen und lesen kann; die Verfügbarkeit hängt laut OpenAI von Plan und Region ab. Für GMX und andere IMAP-Postfächer bleibt Kopieren und Einfügen.

• Preis: kostenlos, Go 8 €/Monat (kann Werbung enthalten), Plus 23 €/Monat.

Passt zu dir, wenn du nur gelegentlich Hilfe bei einzelnen, schwierigen Mails brauchst.

Spark Mail mit +AI

Spark ist ein komplettes Mailprogramm mit deutscher Oberfläche. Die KI-Funktionen (+AI) fassen zusammen, übersetzen und schreiben Entwürfe; automatische Entwürfe gibt es im Pro-Abo. +AI ist anfangs ausgeschaltet. Spark unterstützt IMAP und hat eine eigene Anleitung für GMX. Laut Anbieter läuft die KI über den Azure OpenAI Service, ohne Training mit deinen Daten.

• Preis: Plus 10 €/Monat oder 99 €/Jahr, Pro 22 €/Monat oder 229 €/Jahr.

Passt zu dir, wenn du ohnehin ein neues Mailprogramm suchst.

eM Client

eM Client ist ein Desktop-Mailprogramm mit deutscher Oberfläche, das laut Anbieter mit jedem E-Mail-Dienst zusammenarbeitet. Die KI (Antworten mit KI, Zusammenfassen, Schreiben) wird nur auf Knopfdruck aktiv; das Postfach wird laut eM Client nicht im Hintergrund durchsucht. Die KI-Funktionen laufen über OpenAI.

• Preis: Personal 49,95 €/Jahr inklusive KI-Add-on; Business 59,95 €/Jahr pro Gerät. Die Einmalkauf-Versionen enthalten kein KI-Add-on.

Passt zu dir, wenn du ein klassisches Mailprogramm mit KI-Knopf willst und Mails selbst beantwortest.

Superhuman Mail

Superhuman ist ein schnelles Mailprogramm mit Auto-Entwürfen und einer KI, die Fragen zum Postfach beantwortet. Unterstützt werden laut Anbieter nur Gmail- und Microsoft-365-Konten – GMX, WEB.DE oder T-Online gehen nicht.

• Preis: Starter 25 $/Monat bei jährlicher Zahlung (30 $ monatlich), Business mit Auto-Entwürfen 33 $ bzw. 40 $.

Passt zu dir, wenn du sehr viele Mails in Gmail oder Microsoft 365 bearbeitest und Wert auf Tempo legst.

Fyxer

Fyxer sortiert das Postfach und schreibt Antwortentwürfe im eigenen Ton. Unterstützt werden Gmail und Outlook. Laut Anbieter werden die Daten in der EU gespeichert und verarbeitet.

• Preis: Pro 49 $/Monat oder 37 $/Monat bei jährlicher Zahlung; Team 99 $ bzw. 64 $. Die Preise wurden kürzlich umgestellt.

Passt zu dir, wenn du Gmail oder Outlook nutzt und einen Assistenten für Entwürfe suchst.

Apple Mail mit Apple Intelligence

Apple Mail fasst Mails zusammen, zeigt priorisierte Nachrichten oben an und schlägt intelligente Antworten vor – auf Deutsch, wenn Geräte- und Siri-Sprache übereinstimmen. Voraussetzung ist neuere Hardware: ein Mac mit M1 oder neuer, ein iPhone 15 Pro oder neuer bzw. ein iPad mit M1. Ob alle Funktionen für jedes Konto in Apple Mail gelten, beschreibt Apple nicht.

• Preis: im Gerät enthalten.

Passt zu dir, wenn du ein aktuelles Apple-Gerät hast und dir Zusammenfassungen reichen.

Mailich

Mailich ist eine Desktop-App für Mac und Windows, die sich mit deinem bestehenden Postfach verbindet – Gmail, GMX, WEB.DE, T-Online, IONOS, iCloud oder jedes andere IMAP-Postfach. Sie sortiert jede neue Mail nach Wichtigkeit, fasst sie zusammen und schreibt Entwürfe in deinem Stil, gelernt aus deinen gesendeten Mails. Du wählst einen von drei Modi: Nur Zusammenfassungen, Entwürfe oder Automatisch – dann beantwortet Mailich freigegebene Routine-Anfragen selbst, mit festen Leitplanken und zehn Minuten Wartezeit zum Abbrechen. Deine Mails werden auf deinem Computer gespeichert, nicht auf unserem Server.

• Preis: Starter 34,90 €/Monat, Pro 64,90 €/Monat, Business 119,00 €/Monat (inkl. MwSt., monatlich kündbar).
• Läuft auch auf älteren Computern: Mac ab macOS 10.15 Catalina (Intel oder Apple-Chip), Windows 10 und 11.
• Was Mailich nicht kann: Es gibt keine Smartphone-App; neue Mails ruft die App ab, solange sie auf deinem Computer läuft. Outlook.com und Microsoft 365 folgen erst. Die Tarife haben Tagesgrenzen, zum Beispiel 30 Mails und 5 Entwürfe pro Tag im Starter-Tarif.

Passt zu dir, wenn du GMX, WEB.DE, T-Online oder ein anderes IMAP-Postfach behalten willst, viele ähnliche Anfragen bekommst und selbst bestimmen möchtest, wie viel automatisch passiert. Mehr dazu:
E-Mails automatisch beantworten und
Datenschutz bei Mailich.

Welcher KI-E-Mail-Assistent passt zu dir?

• Du nutzt Gmail und willst Schreibhilfe: Gemini in Gmail.
• Du arbeitest mit Microsoft 365: Copilot in Outlook.
• Du brauchst nur ab und zu Hilfe bei einer Mail: ein Chatbot wie ChatGPT.
• Du suchst ein neues Mailprogramm mit KI: Spark oder eM Client.
• Du hast ein aktuelles Apple-Gerät und willst Zusammenfassungen: Apple Mail.
• Du willst dein GMX-, WEB.DE- oder T-Online-Postfach behalten, Antworten in deinem Stil und auf Wunsch automatische Antworten: Mailich.

Quellen

Offizielle Seiten der Anbieter, geprüft am 19.10.2026:
Gemini in Gmail,
Google-AI-Abos,
Google Workspace Preise,
Gmailify und POP-Abruf,
Copilot: Verlauf zusammenfassen,
Copilot in Outlook – häufige Fragen,
Microsoft 365 Preise,
Copilot für Unternehmen,
ChatGPT Preise,
ChatGPT und Outlook,
Verbundene Apps in ChatGPT,
Spark Preise,
Spark +AI und Daten,
eM Client KI,
eM Client Preise,
Superhuman Konten,
Superhuman Preise,
Fyxer Preise,
Fyxer Speicherort,
Apple Intelligence Sprachen,
Apple Intelligence Geräte.

Häufige Fragen

Welcher KI-E-Mail-Assistent ist der beste?

Das hängt von deinem Postfach ab. Für Gmail bietet sich Gemini an, für Microsoft 365 Copilot. Wer GMX, WEB.DE oder T-Online nutzt und Antworten im eigenen Stil oder automatische Antworten möchte, braucht einen Assistenten mit IMAP-Unterstützung wie Mailich.

Welcher KI-E-Mail-Assistent funktioniert mit GMX und WEB.DE?

Laut den Anbietern unterstützen Spark Mail, eM Client und Mailich IMAP-Postfächer wie GMX und WEB.DE. Superhuman und Fyxer unterstützen nur Gmail und Outlook bzw. Microsoft 365.

Gibt es einen kostenlosen KI-E-Mail-Assistenten?

Ein Chatbot wie ChatGPT hilft kostenlos beim Formulieren einzelner Mails, ist aber nicht mit jedem Postfach verbunden. Apple Mail bringt Zusammenfassungen auf neueren Apple-Geräten ohne Aufpreis mit.

Kann ein KI-E-Mail-Assistent E-Mails automatisch beantworten?

Mailich kann freigegebene Routine-Anfragen automatisch beantworten, wenn du den Modus „Automatisch“ einschaltest – mit Leitplanken und zehn Minuten Wartezeit zum Abbrechen. Alles andere wird ein Entwurf, den du prüfst.