Ratgeber

Automatische E-Mail-Antwort einrichten – für alle großen Anbieter

Stand: 19.10.2026

Eine automatische Antwort – oft „Abwesenheitsnotiz“ genannt – schickt jedem Absender einen festen Text zurück. Eingerichtet wird sie nicht im Mailprogramm auf deinem Computer, sondern am besten direkt beim Mailanbieter im Browser. Dann funktioniert sie auch, wenn dein Rechner aus ist. Hier sind die Schritte für alle großen Anbieter, geprüft an deren offiziellen Hilfeseiten (Stand 19.10.2026). Passende Texte findest du in den
Abwesenheitsnotiz-Vorlagen.

GMX

  1. Unter gmx.net im Browser einloggen.
  2. Oben auf das Symbol mit deinen Initialen klicken, dann auf E-Mail-Einstellungen.
  3. Abwesenheitsnotiz wählen.
  4. Bei mehreren Adressen: „Abwesenheitsnotiz für alle Adressen“ wählen oder beim Schraubenschlüssel der gewünschten Adresse bearbeiten.
  5. Den Zeitraum einstellen und den Text schreiben.
  6. Speichern. Zum Ausschalten den Zeitraum auf „ausgeschaltet“ stellen.

Jeder Absender bekommt die Notiz höchstens einmal in 30 Tagen. Leitest du Mails weiter, ohne eine Kopie im Postfach zu behalten, geht keine Notiz raus.

WEB.DE

Bei WEB.DE heißt die Funktion inzwischen „Automatische Antwort“.

  1. Unter web.de im Browser einloggen.
  2. Auf das Symbol mit deinen Initialen klicken, dann auf E-Mail-Einstellungen.
  3. Automatische Antwort wählen.
  4. „Automatische Antwort für alle Adressen“ wählen oder beim Schraubenschlüssel einer Adresse bearbeiten.
  5. Zeitraum einstellen, Text schreiben, Speichern.

Auch hier geht die Antwort an jeden Absender höchstens einmal in 30 Tagen.

Gmail

Am Computer:

  1. Gmail öffnen, rechts oben auf das Zahnrad und dann Alle Einstellungen aufrufen klicken.
  2. Im Tab Allgemein zum Abschnitt Abwesenheitsnotiz scrollen.
  3. Abwesenheitsnotiz aktiviert wählen.
  4. Zeitraum, Betreff und Nachricht eingeben.
  5. Optional das Häkchen setzen, damit nur deine Kontakte die Antwort bekommen.
  6. Unten auf Änderungen speichern klicken.

In der App: Menü → Einstellungen → Konto wählen → Abwesenheitsnotiz → einschalten, Zeitraum und Text eingeben, speichern.

Die Antwort gilt vom ersten Tag 0:00 Uhr bis zum letzten Tag 23:59 Uhr. Ein Absender bekommt sie normalerweise nur einmal – erneut, wenn er nach vier Tagen wieder schreibt oder du die Antwort änderst. Mails im Spam-Ordner und von Mailinglisten werden nicht beantwortet.

Nur bestimmten Absendern automatisch antworten: Das geht in Gmail mit Vorlagen und einem Filter (nur am Computer):

  1. Zahnrad → Alle Einstellungen → Tab Erweitert → bei Vorlagen auf Aktivieren, speichern.
  2. Eine neue Mail mit deinem Text schreiben, im Dreipunkt-Menü Vorlagen → Entwurf als Vorlage speichern.
  3. Im Suchfeld die Suchoptionen öffnen und die Absenderadresse eintragen.
  4. Filter erstellen, das Häkchen bei Vorlage senden setzen und die Vorlage wählen.

Outlook

Neues Outlook, Outlook im Web und Outlook.com:

  1. Die Einstellungen öffnen (im neuen Outlook: Ansicht → Ansichtseinstellungen).
  2. Konten → Automatische Antworten wählen.
  3. Den Schalter Automatische Antworten einschalten.
  4. Optional „Antworten nur während dieses Zeitraums senden“ aktivieren und Start und Ende eingeben.
  5. Die Nachricht schreiben – bei Firmenkonten zusätzlich festlegen, ob Absender außerhalb der Organisation eine Antwort bekommen.
  6. Speichern.

Klassisches Outlook (Microsoft 365, Exchange, Outlook.com): Datei → Automatische Antworten → „Automatische Antworten senden“ wählen, optional einen Zeitraum festlegen, Texte für innerhalb und außerhalb der Organisation eingeben, OK.

Outlook für Mac: Extras → Automatische Antworten → Konto wählen → „Automatische Antworten senden“ einschalten, Text und optional Zeitraum festlegen.

Wichtig: Für Gmail-, GMX- oder andere IMAP-Konten bietet Outlook diese Funktion nicht an. Richte die automatische Antwort dann direkt beim Mailanbieter ein (siehe oben). Eine Regel in Outlook („mit einer bestimmten Vorlage beantworten“) funktioniert nur, solange Outlook auf deinem Computer läuft.

T-Online (Telekom E-Mail Center)

  1. Das E-Mail Center im Browser öffnen und anmelden.
  2. Auf das Zahnrad und dann Alle Einstellungen anzeigen klicken.
  3. E-Mail Optionen → Abwesenheitsnotiz wählen.
  4. Die Abwesenheitsnotiz einschalten, Text schreiben und den Zeitraum einstellen.
  5. Speichern.

IONOS

  1. In IONOS Webmail einloggen.
  2. Oben rechts auf das Zahnrad (Einstellungen) klicken.
  3. Abwesenheitsbenachrichtigung… wählen.
  4. Den Schieberegler einschalten und die Felder ausfüllen.
  5. Änderungen übernehmen.

Laut IONOS lässt sich für die Notiz kein Zeitraum festlegen. Denk daran, sie nach deiner Rückkehr wieder auszuschalten.

iCloud Mail

  1. icloud.com/mail aufrufen und anmelden.
  2. Oben in der Postfachliste auf das Einstellungen-Symbol und dann Einstellungen klicken.
  3. Automatische Antwort wählen.
  4. „Auf E-Mails automatisch beim Empfang antworten“ aktivieren und die Nachricht eingeben.
  5. Optional einen Zeitraum festlegen.

Ein Absender bekommt höchstens eine Antwort pro 24 Stunden.

Automatische Antwort funktioniert nicht? Die 6 häufigsten Ursachen

  1. Du testest mit einer Adresse, die schon eine Antwort bekommen hat. Jeder Anbieter antwortet pro Absender nur einmal in einem bestimmten Zeitraum (GMX und WEB.DE 30 Tage, Gmail 4 Tage, iCloud 24 Stunden). Teste mit einer anderen Adresse.
  2. Nur Kontakte oder nur interne Absender. In Gmail und Outlook kann die Antwort auf Kontakte beschränkt sein; in Firmenkonten sind externe Absender manchmal ausgeschlossen.
  3. Eine Weiterleitung ist aktiv. Bei GMX und WEB.DE geht ohne Kopie im Postfach keine Notiz raus.
  4. Die Mail landet im Spam oder kommt über eine Mailingliste. Darauf antworten die Anbieter bewusst nicht.
  5. Der Zeitraum ist abgelaufen oder falsch gesetzt. Prüfe Start- und Enddatum. Bei IONOS gibt es keinen Zeitraum.
  6. IMAP-Konto in Outlook oder Apple Mail. Dort gibt es nur Regeln, die bloß laufen, solange das Programm geöffnet ist. Richte die Antwort lieber beim Mailanbieter im Browser ein.

Mehr als „Ich bin nicht da“

Eine automatische Antwort sagt nur, dass du gerade nicht antwortest. Bekommst du viele ähnliche Anfragen, kann ein KI-Assistent die Frage selbst beantworten: Mailich schreibt Antworten in deinem Stil – als Entwurf oder für freigegebene Routine-Anfragen automatisch, mit Wartezeit zum Abbrechen.

Häufige Fragen

Wo richte ich eine automatische Antwort am besten ein?

Direkt beim Mailanbieter im Browser, zum Beispiel bei GMX, WEB.DE oder Gmail. Dann läuft sie auf dem Server und funktioniert auch, wenn dein Computer aus ist.

Warum bekommt ein Absender meine automatische Antwort nicht zweimal?

Damit niemand mit Antworten überflutet wird, antworten die Anbieter jedem Absender nur einmal in einem bestimmten Zeitraum – bei GMX und WEB.DE zum Beispiel einmal in 30 Tagen.

Kann ich nur bestimmten Absendern automatisch antworten?

In Gmail geht das über Vorlagen und einen Filter mit der Aktion „Vorlage senden“. In Outlook für Microsoft 365 kannst du die Antwort auf deine Kontakte beschränken.

Funktioniert die automatische Antwort in Outlook mit einem GMX- oder Gmail-Konto?

Nicht über die Funktion „Automatische Antworten“ – die gibt es in Outlook nur für Microsoft 365, Exchange und Outlook.com. Richte die Antwort in diesem Fall direkt bei GMX oder Gmail im Browser ein.