E-Mails automatisch beantworten – aber richtig
Viele Anfragen wiederholen sich: Was kostet das? Hast du am Dienstag Zeit? Wann kommt die Lieferung? Mailich beantwortet solche Routine-Mails automatisch – in deinem Ton, mit deinen Preisen und Abläufen. Alles, was mehr Fingerspitzengefühl braucht, landet als fertiger Entwurf bei dir.
Abwesenheitsnotiz oder KI-Antwort?
Eine Abwesenheitsnotiz schickt jedem denselben Text: „Ich bin bis Montag nicht da.“ Das ist ehrlich, beantwortet aber keine einzige Frage. Eine KI-Antwort geht auf die konkrete Mail ein.
| Abwesenheitsnotiz | Mailich | |
|---|---|---|
| Inhalt | immer derselbe Text | Antwort auf genau diese Anfrage |
| Ton | neutral | dein Stil: du oder Sie, Begrüßung, Länge, Grußformel |
| Fakten | keine | deine festen Infos, z. B. Preise, Lieferzeiten, Öffnungszeiten |
| Wann | nur während der Abwesenheit | dauerhaft, für freigegebene Arten von Anfragen |
| Risiko | gering | Leitplanken und Wartezeit vor jedem Versand |
Eine Abwesenheitsnotiz bleibt sinnvoll, wenn du wirklich weg bist. Vorlagen dafür findest du im
Ratgeber: Abwesenheitsnotiz-Vorlagen. Welche weiteren Arten
automatisierter E-Mails es gibt – von Regeln bis Newsletter-Serien –, steht im Überblick.
Was Mailich automatisch beantwortet – und was nie
Automatisch beantwortet werden nur Mails, deren Antwort sich vollständig aus deinen festen Infos ergibt, zum Beispiel:
- Preisanfragen: „Was kostet ein Fotoshooting mit 20 Bildern?“
- Terminfragen: „Hast du nächste Woche Zeit?“ – mit dem Kalender-Zusatz auch mit freien Zeiten.
- Wiederkehrende Rückfragen: Lieferzeiten, Ablauf, Anzahlung, Öffnungszeiten.
Nie automatisch beantwortet werden Beschwerden, Verhandlungen, Zusagen, Rechtliches, Sensibles, Mails mit Anhang und Phishing-Verdacht. Auch Newsletter, No-Reply-Adressen, Mailinglisten und andere Autoresponder bekommen keine Antwort. In diesen Fällen schreibt Mailich einen Entwurf – und zeigt dir, warum er nicht automatisch rausging.
Leitplanken vor jedem Versand
Automatisch gesendet wird nur, wenn alle Prüfungen bestehen:
- Die Art der Anfrage hast du ausdrücklich freigegeben.
- Die Antwort ergibt sich aus deinen festen Infos, ohne offene Platzhalter.
- Die Einordnung ist sicher genug, und es gibt keinen Risiko-Hinweis.
- Die Mail kam nach dem Einschalten der Automatik an – dein Archiv bleibt unberührt.
- Pro Absender geht höchstens eine automatische Antwort am Tag raus.
- Die Antwort enthält keine Kontaktdaten oder Links, die weder in der Anfrage noch in deinen Infos stehen.
- Vor dem Versand wartet Mailich zehn Minuten. In dieser Zeit kannst du jede Antwort stoppen.
Unter automatisch gesendeten Antworten steht ein Hinweis, dass sie mit KI-Unterstützung verfasst wurden. Hast du in der Zwischenzeit selbst geantwortet, etwa am Handy, geht die automatische Antwort nicht mehr raus.
So klingt eine automatische Antwort
Anfrage: „Hallo, was kostet bei Ihnen eine Hochzeitsreportage, und haben Sie im Juni noch Termine frei?“
Antwort von Mailich (in deinem Stil): „Hallo Frau Becker, vielen Dank für Ihre Anfrage! Eine Hochzeitsreportage kostet bei mir ab 1.490 € für bis zu acht Stunden … Im Juni sind noch der 13. und der 27. frei. Viele Grüße, Lena Hoffmann“
Preis und Ablauf stammen aus deinen festen Infos, die freien Termine aus deinem Kalender. Fehlt eine Angabe, setzt Mailich einen Platzhalter wie [[Preis für Fotobuch]] – dann wird es ein Entwurf statt einer automatischen Mail.
In vier Schritten eingerichtet
- Postfach verbinden – Gmail, GMX, WEB.DE, T-Online, IONOS, iCloud oder jedes andere IMAP-Postfach. Mailich liest nur, es löscht und verschiebt nichts.
- Stil lernen lassen – aus deinen gesendeten Mails lernt Mailich, wie du schreibst.
- Feste Infos prüfen – Preise, Abläufe, Links. Mailich schlägt sie aus deinen bisherigen Antworten vor.
- Automatik einschalten – und nur die Arten von Anfragen freigeben, bei denen du dir sicher bist.
Du kannst klein anfangen: Im Modus „Entwürfe“ liegt für jede Mail eine fertige Antwort bereit, die du selbst abschickst. Wenn du siehst, dass die Entwürfe passen, gibst du einzelne Kategorien für die Automatik frei.
Für wen sich automatische Antworten lohnen
Für alle, die viele ähnliche Anfragen bekommen und sie nicht stundenlang tippen wollen: Selbstständige, Handwerksbetriebe, Fotografinnen und Fotografen, Agenturen, Vereine und kleine Teams. Mailich läuft als App auf deinem Mac oder Windows-PC.
Häufige Fragen
Kann ich E-Mails automatisch beantworten lassen, ohne dass etwas Falsches rausgeht?
Ganz ausschließen lässt sich das bei KI nie. Deshalb sendet Mailich nur Antworten, die sich vollständig aus deinen festen Infos ergeben, prüft vorher auf Risiken und wartet zehn Minuten, in denen du stoppen kannst. Im Zweifel wird ein Entwurf daraus.
Was ist der Unterschied zu einer Abwesenheitsnotiz?
Eine Abwesenheitsnotiz schickt allen denselben Text. Mailich beantwortet die konkrete Frage – mit deinen Preisen, Abläufen und in deinem Ton.
Merken die Empfänger, dass eine KI geantwortet hat?
Unter automatisch gesendeten Antworten steht standardmäßig ein kurzer Hinweis, dass die Antwort mit KI-Unterstützung verfasst wurde. Entwürfe, die du selbst prüfst und sendest, sind ganz normale Mails von dir.
Mit welchen Postfächern funktioniert das?
Mit Gmail, GMX, WEB.DE, T-Online, IONOS, iCloud und jedem anderen Postfach mit IMAP und SMTP. Die Anbindung von Outlook.com und Microsoft 365 folgt.
Was kostet Mailich?
Ab 34,90 € im Monat inklusive Mehrwertsteuer, monatlich kündbar. Alle Tarife stehen auf der
Startseite unter Preise.