Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für die Website mailich.de, die Desktop-App Mailich und den Abo-Server, über den Lizenz, Bezahlung und KI-Zugang laufen.

1. Das Wichtigste in Kürze

• Mailich läuft auf Ihrem Gerät. Mailinhalte, Ihr Stilprofil, Ihre Entwürfe und die Kontextbasis (Themen-Statistik, Kontakt-Notizen) speichert die App dort. Wir betreiben keinen Server, der Ihre Mails speichert, und kein Mensch bei uns liest Ihre Mails. Für die KI-Funktionen gehen einzelne Ausschnitte an Anthropic, das sie in der Regel bis zu 30 Tage speichert (nächster Punkt).
• Ihr Postfach wird nur gelesen. Mailich markiert nichts als gelesen, verschiebt nichts und löscht nichts. Mailich legt nur Entwürfe ab und sendet nur, wenn Sie das auslösen oder den automatischen Versand gesondert einschalten.
• Für die KI-Funktionen werden einzelne, gekürzte Mailausschnitte verarbeitet. Sie gehen verschlüsselt über unseren Server in Deutschland (Hetzner, Nürnberg) an die Claude API von Anthropic. Anthropic verarbeitet sie in den USA. Unser Server reicht die Ausschnitte nur durch und speichert oder protokolliert sie nicht. Das ganze Postfach wird nie übertragen.
• Auf unserem Server speichern wir nur Abo-Daten:
  • E-Mail-Adresse, Stripe-Kunden- und Abo-ID, Tarif und Status;
  • einen Prüfwert (Hash) Ihres App-Schlüssels;
  • die KI-Kosten pro Monat als Summe.
• Nicht für besonders schutzbedürftige Daten: Mailich ist derzeit nicht für Berufsgeheimnisträger (z. B. Ärzte, Psychotherapeuten, Rechtsanwälte, Steuerberater) und nicht für Postfächer bestimmt, über die regelmäßig Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten laufen (Abschnitt 6, AGB § 2 Abs. 7).
• Newsletter nur mit Ihrer Einwilligung, bestätigt über einen Link per E-Mail. Abmelden jederzeit mit einem Klick (Abschnitt 5.5b). Ihre Kunden-Adresse nutzen wir nicht für Werbung.
• Die Bezahlung läuft über Stripe.
• Kein Tracking: Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Telemetrie-Dienste.
• Export und Löschung aller lokal gespeicherten Daten mit einem Klick unter Datenschutz in der App.

2. Verantwortlicher

Kevin Loutfi, Mailich (Einzelunternehmen)
Sperlingstraße 10, 33790 Halle (Westf.)
E-Mail: support@mailich.de
Telefon: +49 174 5693600

Datenschutzbeauftragter: Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; eine Pflicht dazu besteht nicht (§ 38 BDSG). Ihre Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter support@mailich.de.

3. Wer ist wofür verantwortlich?

4. Website mailich.de

Hosting und Server-Protokolle

• Die Website liegt auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Rechenzentrum Nürnberg), demselben Server wie der Abo-Server (Abschnitt 5.8).
• Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem, Referrer.
• Zweck ist die Auslieferung und Absicherung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Angebot.
• Ein Zugriffsprotokoll der Website führen wir nicht. Fehlermeldungen des Webservers (ohne Abfrageparameter) rotieren nach Größe (höchstens 3 × 10 MB). Mit Hetzner besteht ein AVV.

Cookies und Einbindungen

• Die Website setzt keine Cookies, die eine Einwilligung erfordern.
• Sie nutzt keine Analyse- oder Werbedienste und lädt keine Schriftarten oder Skripte von Dritten.
• Texte passend zu Ihrem Gerät (z. B. „Mac“ oder „PC“, Hinweise fürs Smartphone) wählt ein Skript direkt in Ihrem Browser anhand der Angaben, die der Browser ohnehin bereitstellt. Dabei wird nichts gespeichert oder übertragen.
• Schalten Sie bei den Preisen auf „Unternehmen & Selbstständige“ um, merkt sich Ihr Browser diese Wahl bis zum Schließen des Tabs (sessionStorage). Sie wird nicht an uns übertragen. Grundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (von Ihnen gewünschte Funktion).
  -

Kontakt per E-Mail

• Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten.
• Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Fragen zu Vertrag oder Kauf, sonst lit. f.
• Wir löschen die Korrespondenz, wenn sie erledigt ist. Ausgenommen sind Inhalte, die wir aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen (lit. c).
• E-Mail-Dienst: Hetzner Online GmbH (Webhosting mit Postfach), Deutschland; mit Hetzner besteht ein AVV.

5. Die Mailich-App

5.1 Lokale Verarbeitung auf Ihrem Gerät

Die App speichert alle Nutzdaten in einem Datenordner auf Ihrem Gerät: auf dem Mac unter ~/Library/Application Support/Mailich (Zugriffsrechte 0700, nur Ihr Benutzerkonto kann ihn lesen), unter Windows unter %APPDATA%\Mailich in Ihrem Benutzerprofil, das Windows vor anderen Benutzerkonten schützt. Folgende Daten liegen dort:

• Wir haben auf diese Daten keinen Zugriff.
• Die Datenbank mit den Mailinhalten ist derzeit nicht zusätzlich verschlüsselt. Wir empfehlen dringend, die Festplattenverschlüsselung Ihres Geräts einzuschalten (FileVault bzw. BitLocker).
• Die lokale Oberfläche ist nur auf Ihrem Gerät erreichbar (127.0.0.1) und mit einem bei jedem Start neu erzeugten Schlüssel gegen Zugriffe fremder Webseiten geschützt.

5.2 Verbindung mit Ihrem Postfach

• Die App verbindet sich direkt von Ihrem Gerät mit dem Mailserver Ihres Anbieters, verschlüsselt per IMAP und SMTP. Unsere Server sind daran nicht beteiligt.
• Postfächer werden nur lesend geöffnet.
• Gesendet wird nur, wenn Sie eine Antwort freigeben oder den automatischen Versand eingeschaltet haben (Abschnitt 5.4).
• Entwürfe legt Mailich, sofern eingestellt, im Entwürfe-Ordner Ihres Postfachs ab.

Outlook und Microsoft 365

• Sie melden sich direkt bei Microsoft an (login.microsoftonline.com). Ihr Microsoft-Passwort sieht Mailich nie.
• Die App erhält von Microsoft ein Zugriffs- und ein Erneuerungs-Token. Sie speichert beide nur lokal und verschlüsselt.
• Microsoft verarbeitet die Anmeldung als Ihr Mailanbieter in eigener Verantwortung.
• Den Zugriff bei Microsoft beenden Sie selbst:
  • private Konten unter https://account.live.com/consent/Manage;
  • in Firmen über die IT.

Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Bereitstellung der von Ihnen gewählten Funktionen.
• Zusätzlich holt die App vor dem ersten Zugriff Ihre ausdrückliche Einwilligung „Zugriff auf mein Postfach“ ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie ist jederzeit unter Datenschutz widerrufbar.
• Folgen eines Widerrufs:
  • Die Verarbeitung stoppt sofort.
  • Die Zugangsdaten werden vom Gerät gelöscht.
  • Geplante automatische Antworten werden zu Entwürfen.

5.3 KI-Verarbeitung (Einordnen, Stil lernen, Antwortentwürfe)

Was übertragen wird. Für jede Aufgabe geht nur das Nötige an die KI, nie das ganze Postfach:

Newsletter und Systemmails erkennt die App ohne KI. Die Suche nach ähnlichen früheren Anfragen läuft lokal, ebenso das Führen der Kontextbasis (Zählen, Anrede erkennen). Die Adresse aus den Kontakt-Notizen und Angaben zu anderen Kontakten werden nicht übertragen.

Übertragungsweg

Ihr Gerät ──TLS──▶ Abo-Server (Hetzner, Nürnberg) ──TLS──▶ Claude API (Anthropic)
         ◀──────── Antwort, unverändert durchgereicht ───────┘

Abo-Server

• Er prüft Ihren App-Schlüssel, Ihr Abo und das monatliche KI-Budget und reicht Anfrage und Antwort weiter.
• Mailausschnitte, Stilprofil und Entwürfe werden dort weder gespeichert noch protokolliert noch in Fehlermeldungen wiedergegeben.
• Gespeichert wird je Lizenz und Kalendermonat nur die Summe der KI-Kosten und die Anzahl der Aufrufe.
• Das Zugriffsprotokoll enthält für diese Anfragen nur IP-Adresse, Zeitpunkt, Pfad und Statuscode (Abschnitt 5.6).

Anthropic

• Die Ausschnitte verarbeitet die Claude API. Vertragspartner für Leistungen in der EU ist Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland. Die Verarbeitung findet bei Anthropic, PBC in den USA statt.
• Anthropic ist unser (Unter-)Auftragsverarbeiter. Grundlage ist das Data Processing Addendum von Anthropic.
• Nach eigenen Angaben löscht Anthropic Eingaben und Ausgaben der API in der Regel innerhalb von 30 Tagen.
• Ausnahmen: abweichende Vereinbarungen, gesetzliche Pflichten und Verstöße gegen die Nutzungsrichtlinien. Dann speichert Anthropic Inhalte bis zu 2 Jahre.
  -
• Unterauftragsverarbeiter von Anthropic: https://www.anthropic.com/subprocessors

Drittlandübermittlung (USA)

• Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 2 bzw. 3). Anthropic hat sie in sein DPA aufgenommen (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). -
• Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

Rechtsgrundlage für Ihre eigenen Daten

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erbringung der KI-Funktionen.
• Zusätzlich holt die App die ausdrückliche Einwilligung „Verarbeitung durch KI“ ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie ist jederzeit widerrufbar und stoppt die KI-Verarbeitung sofort. -

Daten anderer Personen in Ihren Mails (Absender, Empfänger, erwähnte Personen): siehe Abschnitt 6.

5.4 Automatischer Versand (optional)

• Antworten ohne Ihre vorherige Freigabe sendet Mailich nur, wenn Sie dem automatischen Versand gesondert zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und den Modus „Automatisch“ eingeschaltet haben.
• Gesendet wird nur, wenn alle Sicherheitsprüfungen bestehen. Dazu gehören:
  • Sie haben die Kategorie freigegeben.
  • Die Antwort ist vollständig aus Ihren festen Infos ableitbar.
  • Keine Risiken wie Beschwerde, Zusage, Rechtliches oder sensible Inhalte.
  • Die Mail kommt nur von bekannten Kontakten (abschaltbar).
  • Es gelten Obergrenzen pro Absender und Stunde.
  • Die Antwort enthält keine fremden Kontaktdaten oder Links.
• Zwischen Entscheidung und Versand liegt eine Wartezeit (Standard 10 Minuten), in der Sie abbrechen können.
• Unter automatisch gesendeten Mails steht standardmäßig der Hinweis „Diese Antwort wurde mit KI-Unterstützung in meinem Namen verfasst.“ Sie können ihn abschalten.
• Jede Sendung wird lokal protokolliert.
• Mit dem Widerruf der Einwilligung endet der automatische Versand sofort.

5.4a Kalender (optional)

Den Kalender verbinden Sie nur, wenn Sie möchten (Einstellungen → Kalender). Ohne Verbindung findet keine der folgenden Verarbeitungen statt.

• Verbindung: Die App ruft Ihren Kalender direkt von Ihrem Gerät bei Ihrem Kalenderanbieter ab, verschlüsselt per CalDAV (z. B. iCloud, GMX, WEB.DE, mailbox.org, Posteo, Nextcloud) oder über einen privaten Kalenderlink im iCal-Format (z. B. Google Kalender, Outlook). Unsere Server sind daran nicht beteiligt. Ihr Anbieter verarbeitet den Abruf in eigener Verantwortung.
• Was ausgewertet wird: nur, wann Sie belegt sind. Titel, Orte, Teilnehmende und Beschreibungen Ihrer Termine werden nicht gespeichert und nicht weitergegeben. Belegte Zeiten liegen höchstens 5 Minuten im Arbeitsspeicher.
• Was an die KI geht: freie Zeitfenster (Beginn und Ende) der nächsten Tage und Ihre Terminregel, auf demselben Weg wie Mailausschnitte (Abschnitt 5.3). Ihren Freitext für die Terminregel überträgt die App einmal zum Übersetzen.
• Gespeichert auf Ihrem Gerät: Zugangsdaten bzw. Kalenderlink (verschlüsselt), die Liste Ihrer Kalender, Ihre Terminregel sowie angebotene und eingetragene Termine als Zeitangaben, ohne Titel.
• „Kalender füllt sich von alleine“ (gesondert einzuschalten, nur CalDAV): Bestätigt jemand einen angebotenen Termin oder senden Sie eine Zusage, trägt die App einen Termin „Termin mit <Name>“ in Ihren Kalender ein. Dabei wird der Name Ihres Gegenübers aus der Mail bei Ihrem Kalenderanbieter gespeichert.
• Personenbezug: Auch freie Zeitfenster sind Angaben über Sie; der eingetragene Termin enthält den Namen Ihres Gegenübers. Ihr Gegenüber informieren wir in Abschnitt 6; nutzen Sie Mailich beruflich, gilt dafür der AVV.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Ihre gesonderte Einwilligung „Kalender (optional)“ (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie ist jederzeit unter Datenschutz widerrufbar; ein Widerruf löscht Zugangsdaten bzw. Kalenderlink sofort vom Gerät. Für den Namen Ihres Gegenübers im eingetragenen Termin gilt Abschnitt 6. -

5.5 Abo, Lizenz und Abrechnung (Abo-Server)

Beim ersten Start erzeugt die App einen zufälligen App-Schlüssel und meldet sich damit bei unserem Abo-Server (api.mailich.de) an. Schließen Sie das Abo über die Website ab (auch auf dem Smartphone), legt der Abo-Server die Lizenz nach der Bezahlung an – zunächst ohne Installation; Ihre Geräte kommen dazu, wenn Sie sich in der App mit der E-Mail-Adresse des Abos anmelden. Der Server speichert je Lizenz bzw. Installation:

Abo-Abgleich

• Die App fragt den Abo-Status etwa alle 15 Minuten ab.
• Ist der Abo-Server nicht erreichbar, gilt der zuletzt bestätigte Status bis zu 7 Tage weiter.

Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertrag.
• Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Server-Standort

• Der Abo-Server läuft bei der Hetzner Online GmbH (Abschnitt 5.8) in Nürnberg.
• Die Lizenzdatenbank wird täglich gesichert. Die Sicherungen werden 14 Tage aufbewahrt, zusätzlich gibt es Server-Backups von Hetzner mit 7 Generationen.

5.5a Kündigung und Widerruf über unsere Seiten

• Auf den Seiten „Verträge hier kündigen“ und „Vertrag widerrufen“ (auf dem Abo-Server, ohne Anmeldung) verarbeiten wir Ihre Angaben: Name, E-Mail-Adresse des Abos, Angaben zum Vertrag, Adresse für die Bestätigung, bei einer außerordentlichen Kündigung den Grund, dazu Datum und Uhrzeit des Eingangs.
• Zweck: die Erklärung ausführen, den Eingang bestätigen (§ 312k Abs. 4, § 356a BGB) und nachweisen. Beim Widerruf schicken wir einen Bestätigungslink an die E-Mail-Adresse, die bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe zum Abo gespeichert ist; im Datensatz steht nur ein Prüfwert des Links.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Vertrag, gesetzliche Pflicht).
• Speicherdauer: Erklärungen, die keinem Abo zugeordnet werden können, 180 Tage; sonst 3 Jahre (Verjährung). Danach löschen wir sie automatisch.

5.5b Newsletter (nur mit Ihrer Einwilligung)

• Inhalt: gelegentliche Neuigkeiten zu Mailich per E-Mail, z. B. neue Funktionen, Tipps und wichtige Änderungen.
• Anmeldung: freiwillig, über das Häkchen im Anmeldedialog der App oder das Formular auf unserer Website. Das Häkchen ist nie vorausgewählt. Abo, Bezahlung und Anmeldung hängen nicht davon ab.
• Bestätigung (Double-Opt-in): Wir schicken Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, 7 Tage gültig. Erst wenn Sie auf der verlinkten Seite „Ja, anmelden“ klicken, sind Sie angemeldet. Ohne Bestätigung löschen wir die Anfrage nach 30 Tagen. Vom Link speichern wir nur einen Prüfwert.
• Daten: E-Mail-Adresse; Zeitpunkt der Anfrage, der Bestätigungsmail und der Bestätigung; Wortlaut und Version Ihrer Einwilligung; wo Sie sich angemeldet haben (App oder Website). Wir speichern keine IP-Adresse und werten weder Öffnungen noch Klicks aus.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Versand des Newsletters mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Den Nachweis der Einwilligung speichern wir, weil wir ihn erbringen müssen (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
• Abmelden: jederzeit über den Link in jeder Mail, über den Abmelde-Knopf Ihres Mailprogramms oder per Nachricht an uns. Die Abmeldung wirkt sofort. Sie ist ein Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.
• Nach der Abmeldung löschen wir Ihre Adresse sofort. 3 Jahre lang behalten wir nur einen Prüfwert (HMAC) der Adresse, aus dem sie sich ohne unseren Schlüssel nicht ermitteln lässt, und den Nachweis von Einwilligung und Abmeldung. Zwecke: eine Sperrliste, damit Sie ohne neue Anmeldung keine Mails mehr bekommen, und die Abwehr von Ansprüchen (Art. 17 Abs. 3 lit. e, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Ihre Kunden-Adresse ist keine Newsletter-Erlaubnis. Die E-Mail-Adresse Ihres Abos nutzen wir nur für den Vertrag (Abschnitt 5.5). Die Ausnahme für Bestandskunden (§ 7 Abs. 3 UWG) nutzen wir nicht.
• Ort und Empfänger: Die Daten liegen auf unserem Abo-Server bei Hetzner in Nürnberg (Abschnitt 5.8). Die Bestätigungsmail geht über unseren E-Mail-Dienst bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland, AVV). Setzen wir für den Versand des Newsletters künftig einen Dienstleister ein, nennen wir ihn hier vor dem ersten Versand.

5.6 Server-Protokolle und Missbrauchsschutz

• Bei jeder Anfrage an den Abo-Server wird Ihre IP-Adresse technisch verarbeitet.
• Zum Schutz vor massenhaften Anfragen zählt der Server Anfragen je IP-Adresse in einem Zeitfenster von 10 Minuten. Das geschieht nur im Arbeitsspeicher, ohne dauerhafte Speicherung.
• Das Zugriffsprotokoll des Servers enthält IP-Adresse, Zeitpunkt, Anfragemethode, Pfad und Statuscode. Bei KI-Anfragen enthält es keine Parameter und keine Inhalte.
• Der vorgeschaltete Webserver (Caddy) führt kein eigenes Zugriffsprotokoll.
• Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an Sicherheit und Missbrauchsabwehr.
• Speicherdauer: Das Protokoll rotiert nach Größe (höchstens 3 × 10 MB); ältere Einträge werden automatisch überschrieben.

5.7 Zahlungsabwicklung mit Stripe

• Bezahlung, Rechnungen, Zahlungsarten, Tarifwechsel und Kündigung laufen über Stripe:
  • die Stripe-Bezahlseite (Checkout);
  • das Stripe-Kundenportal.
• Anbieter für Kunden in der EU ist die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland.
• Stripe verarbeitet:
  • Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und ggf. USt-IdNr.;
  • Zahlungsdaten;
  • Daten zur Betrugsprävention.
• Vollständige Kartendaten erhalten wir nicht.
• Stripe berechnet über Stripe Tax die Umsatzsteuer und prüft bei Unternehmen aus dem EU-Ausland die USt-IdNr. (Reverse Charge).
• Stripe ist teils unser Auftragsverarbeiter und teils eigenständiger Verantwortlicher, etwa für Betrugsprävention und gesetzliche Pflichten.
• Stripe kann Daten an die Stripe, LLC in den USA übermitteln. Diese ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Zusätzlich gelten Standardvertragsklauseln.
• Rechtsgrundlagen:
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag);
  • lit. c (steuer- und handelsrechtliche Pflichten);
  • lit. f (Betrugsprävention).
• Datenschutzhinweise von Stripe: https://stripe.com/nl-de/privacy

5.8 Hosting des Abo-Servers: Hetzner

• Der Abo-Server läuft bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Nürnberg.
• Hetzner verarbeitet die in 5.5 bis 5.6 genannten Daten sowie die durchgeleiteten Mailausschnitte (5.3) ausschließlich in unserem Auftrag. Mit Hetzner besteht ein AVV nach Art. 28 DSGVO. -

5.9 Überwachung: healthchecks.io

• Unser Server meldet alle 5 Minuten und nach jeder täglichen Sicherung einen Statuspunkt („Ping“) an healthchecks.io. Anbieter ist die SIA Monkey See Monkey Do, Riga, Lettland.
• Bleibt der Ping aus, werden wir per E-Mail alarmiert.
• Dabei werden keine Daten über Sie oder Ihre Nutzung übertragen, nur der Ping unseres Servers.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse an einem zuverlässigen Betrieb.

5.10 Kein Tracking, keine Analyse

• Die App enthält keine Analyse-, Tracking-, Werbe- oder Telemetrie-Dienste, keine Absturzberichte an Dritte und keine Cookies.
• Die App verbindet sich nur mit:
  • dem Mailserver Ihres Anbieters bzw. Microsoft (5.2);
  • unserem Abo-Server (5.3, 5.5);
  • nur wenn Sie einen Kalender verbinden: dem Server Ihres Kalenderanbieters (5.4a).
• Die Bezahlseite und das Kundenportal von Stripe öffnet die App in Ihrem Browser.
• Anleitungs-Links zu Ihrem Mailanbieter öffnen sich nur, wenn Sie sie anklicken.

6. Informationen für Personen, deren E-Mails mit Mailich verarbeitet werden (Art. 14 DSGVO)

Wenn Sie einer Person schreiben, die Mailich nutzt, werden Ihre Mails mit Mailich verarbeitet.

• Verantwortlich ist die Person oder das Unternehmen, dem Sie geschrieben haben. Wir verarbeiten die Ausschnitte nur in deren Auftrag (Abschnitt 3).
• Daten:
  • Name bzw. Anzeigename und E-Mail-Adresse;
  • Inhalt und Metadaten Ihrer Mail (Betreff, Datum);
  • ggf. Angaben über weitere Personen, die in der Mail stehen;
  • daraus lokal abgeleitete Kontakt-Notizen: ob die Empfängerin bzw. der Empfänger Sie duzt oder siezt, Anzahl der Mails, häufigste Anliegen, erster und letzter Kontakt.
• Quelle: das Postfach der Empfängerin bzw. des Empfängers.
• Zwecke:
  • Ihre Mail wird eingeordnet und zusammengefasst.
  • Es entsteht ein Antwortentwurf, im freigegebenen Fall auch eine automatische Antwort.
  • Frühere Korrespondenz dient als Stilvorlage.
  • Die Kontakt-Notizen sorgen für die passende Anrede und den Zusammenhang mit früheren Anfragen.
  • Hat die Person ihren Kalender verbunden und „Kalender füllt sich von alleine“ eingeschaltet, kann ein bestätigter Termin als „Termin mit <Ihr Name>“ in ihrem Kalender landen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Das berechtigte Interesse liegt in einer schnellen und effizienten Bearbeitung der Korrespondenz.
  • Ihre Interessen sind geschützt durch:
    • Speicherung nur auf dem Gerät der Empfängerin bzw. des Empfängers;
    • Kürzung;
    • keine Speicherung auf unserem Server;
    • Löschfristen.
• Empfänger: Hetzner (Durchleitung, Deutschland) und Anthropic (KI-Verarbeitung, USA, Standardvertragsklauseln).
• Speicherdauer: auf dem Gerät der Empfängerin bzw. des Empfängers bis zur Löschung durch sie oder ihn. Erledigte Mails werden nach 30 Tagen aus Mailich entfernt, noch unbeantwortete spätestens nach 90 Tagen; bis zu 300 Antworten bleiben als Stil-Beispiele. Kontakt-Notizen
  werden 24 Monate nach dem letzten Kontakt gelöscht. Im Postfach selbst bleibt immer alles unverändert. Bei Anthropic in der Regel bis zu 30 Tage (Abschnitt 5.3).
• Ihre Rechte (Abschnitt 9) machen Sie am besten bei der Person geltend, der Sie geschrieben haben. Wir haben keinen Zugriff auf deren lokale Daten.

7. Speicherdauer im Überblick

Die Fristen auf dem Abo-Server setzt eine tägliche, automatische Löschroutine um.

8. Empfänger im Überblick

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung (Art. 16);
• Löschung (Art. 17);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Direkt in der App (Datenschutz):

• Alle Daten exportieren (JSON): alle lokal gespeicherten Daten ohne verschlüsselte Zugangsdaten.
• Alles löschen:
  • Gelöscht werden Datenbank, Stilprofil, Kontextbasis, Entwürfe, Protokoll und der Schlüssel, unwiderruflich.
  • Ihr Postfach bleibt unverändert.
  • Ein laufendes Abo kündigen Sie gesondert im Kundenportal.
• Einwilligungen einzeln widerrufen: Der Widerruf stoppt die Verarbeitung sofort.

Daten auf dem Abo-Server und bei Stripe: Schreiben Sie uns an support@mailich.de.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

10. Beschwerderecht

• Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes.
• Für uns zuständig ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, https://www.ldi.nrw.de.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

• Mailich ordnet Mails ein, fasst sie zusammen und schlägt Antworten vor.
• Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Das gilt auch für Absender.
• Automatische Antworten sendet Mailich nur nach den Regeln, die die Nutzerin bzw. der Nutzer festgelegt hat.
• Zusagen, Verhandlungen, Beschwerden, rechtliche und sensible Themen sind vom automatischen Versand ausgeschlossen.
• Ein Profiling zu Werbezwecken findet nicht statt.
• Das „Stilprofil“ beschreibt nur Ihren Schreibstil, um Entwürfe in Ihrem Ton zu erstellen.
• Die Kontakt-Notizen (Anrede, häufige Anliegen) dienen nur dazu, Antworten passend zu formulieren. Sie bleiben auf Ihrem Gerät und gehen nur als kurze Zeile zum jeweiligen Absender in die Einordnung bzw. den Antwortentwurf.

12. Pflicht zur Bereitstellung

• Für den Abschluss eines Abos brauchen wir E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und Zahlungsdaten. Ohne sie ist kein Vertrag möglich.
• Ohne Zugriff auf Ihr Postfach und ohne KI-Verarbeitung kann Mailich seine Kernfunktionen nicht erbringen.

13. Datensicherheit

Wir schützen Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören:

• Transportverschlüsselung (TLS);
• verschlüsselte Zugangsdaten;
• nur lesender Postfachzugriff;
• ein Abo-Server ohne Speicherung von Inhalten;
• Datensparsamkeit durch Kürzung, Fristen und Obergrenzen.

Einzelheiten stehen in Anlage 2 der AVV-Vorlage.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Mailich oder die Rechtslage ändert. Ändert sich eine Einwilligung, fragt die App erneut.

Stand: 19.10.2026 (Entwurf)

Anhang A: Vorlage für Nutzerinnen und Nutzer (Hinweis für Absender)

Zum Einfügen in die eigene Datenschutzerklärung oder als Kurzhinweis in der E-Mail-Signatur, z. B. mit Link auf die vollständige Fassung:

Kurzfassung für die Signatur: „Ich nutze zur Bearbeitung meiner E-Mails einen KI-Assistenten (Mailich). Dabei werden Ausschnitte eingehender Mails an einen KI-Dienst in den USA übermittelt. Mehr: [Link].“

Langfassung für die eigene Datenschutzerklärung: „Zur effizienten Bearbeitung meiner E-Mail-Korrespondenz nutze ich die Software Mailich. Eingehende E-Mails werden eingeordnet, zusammengefasst und es werden Antwortentwürfe erstellt. Die Mails speichert die Software auf meinem Gerät. Für die Analyse werden einzelne, gekürzte Ausschnitte über einen Server von Mailich (Kevin Loutfi) in Deutschland an die Claude API der Anthropic (USA) übermittelt; Anthropic speichert sie in der Regel bis zu 30 Tage. Grundlage dafür sind EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist mein berechtigtes Interesse an einer effizienten Korrespondenz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). [Falls automatischer Versand aktiv:]
Einfache Standardanfragen beantworte ich teilweise automatisch. Diese Antworten sind gekennzeichnet.“

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